Auftragsabwicklung
Anfrage, Lieferschein, Rechnung, Gutschrift und Storno als durchgehende Belegkette. Automatische Preisfindung, Kreditlimit, Liefersperre, Teillieferungen.
PB-IT › Leistungen Warenwirtschaft
Warenwirtschaft, die mit Ihrem Betrieb arbeitet.
Auftrag, Lager, Einkauf, Rechnung, Versand und Auswertungen in einem System. Im Browser, auf Ihrem eigenen Server, mit gewohnter Bedienung per Tastatur. Als Ersatz für Altsoftware oder als erste richtige Warenwirtschaft.
Für wen
Gebaut im echten Großhandel, nicht am Reißbrett.
Die PB-IT-Warenwirtschaft ist bei einem Großhändler im täglichen Einsatz. Sie hat dort ein über 30 Jahre altes System auf UniVerse-Datenbank abgelöst. Jede Funktion ist aus einem echten Ablauf entstanden: vom Telefonauftrag über die Kommissionierung am Tablet bis zur Ausfuhr mit Zollpapieren.
- Großhandel und FachhandelMit Lager, Staffelpreisen und Kundenkonditionen
- Ersatzteil- und ZubehörhandelMit vielen Artikeln, Stücklisten und Altteilen
- Betriebe mit OnlineshopBestellungen werden automatisch übernommen statt abgetippt
- Firmen mit AltsoftwareHersteller, Entwickler oder Datenbank sind nicht mehr greifbar
Die Warenwirtschaft wird an Ihren Betrieb angepasst: eigene Felder, Formulare, Preislogik und Schnittstellen. Sie bekommen kein Standardpaket, in das Sie sich hineinbiegen müssen.
Funktionsumfang
Was die Warenwirtschaft abdeckt.
Lager & Tablet
Kommissionieren und Packen am Tablet, Mengendifferenzen per Taste, Fotos je Position. Lagerplätze, Wareneingang, Inventur mit Zählliste.
Einkauf
Bestellungen beim Lieferanten, offene und teilgelieferte Bestellungen, Bestellvorschlag mit Verkaufsgrafik über 36 Monate. Vorschlag statt Automatik.
Artikel & Preise
Staffeln, Preiseinheiten, Preisänderungen mit Stichtag, Stücklisten, Zubehör und Nachfolger, mehrsprachige Texte mit automatischer Übersetzung.
Kunden & Konditionen
Kunden und Lieferanten, Lieferadressen, Rabatte und Sonderpreise je Kunde, Artikel und Gruppe. Kundenlupe mit Umsätzen und Belegen.
Versand & Zoll
Vom Beleg direkt zum Paketlabel. Ausfuhrdaten, Packplan und EORI auf der Rechnung, Übergabe an das Zollprogramm.
Druck & Archiv
Mehrsprachige Belegformulare, Direktdruck auf Netzwerkdrucker, Ausgaberegeln je Belegart, jede Ausgabe versioniert und als PDF archiviert.
Auswertungen
Über 30 Auswertungen: Umsatz, Bestseller, Margen, Ladenhüter, Kundenentwicklung mit Ampel, Herkunftsländer, Journale. Export als Tabelle.
Buchhaltung & Steuern
Export für den Steuerberater, Kontierung, Steuerregeln nach Land und Datum, Tages- und Jahresabschluss, lückenlose Nummernkreise.
Shop & Marktplatz
Artikel in den Onlineshop veröffentlichen, Shopbestellungen als Auftrag übernehmen, individuelle Kundenpreise im Shop, Marktplatz-Angebote.
Mailsystem
Belege automatisch per Mail mit PDF, Vorlagen je Belegart, Mailarchiv zum Kunden und Beleg, lückenloses Versandprotokoll.
Benutzer & Sicherheit
Rollen und Rechte, Anmeldung per Kürzel, Datensatzsperren, Benutzerprotokoll, verschlüsselte Verbindung, Fernzugriff per VPN.
Rechtssicherheit
Gebaut für Steuerberater und Betriebsprüfung.
Eine Warenwirtschaft muss nicht nur bequem sein, sondern einer Prüfung standhalten. Diese Punkte sind Grundausstattung:
- Lückenlose Nummernkreise, Rechnungsnummer erst beim Abschluss
- Abgeschlossene Rechnungen nur über Storno oder Gutschrift korrigierbar
- Jede Belegausgabe versioniert und dauerhaft als PDF abrufbar
- Steuer nach bestätigter Lieferadresse, steuerfrei nur mit gültiger USt-IdNr.
- Protokoll, wer was wann geändert hat
- Datenschutz-Auskunft zu einer Person auf Knopfdruck
- Prüfung eingehender E-Rechnungen
Altsoftware ablösen
So wird umgestellt, ohne dass der Betrieb stillsteht.
Bestandsaufnahme
Welche Daten, Belege, Sonderfälle und Bedienwege gibt es im Altsystem? Was muss bleiben, was darf weg?
Daten auslesen
Auch aus sehr alten Systemen. Im Praxisbeispiel wurden die Daten aus einer dateibasierten UniVerse-Datenbank exportiert.
Prüflauf und Abgleich
Probeimport mit Abgleichbericht: Belege, Summen, Kunden und Konditionen werden gegen das Altsystem geprüft.
Paralleltest
Beide Systeme laufen nebeneinander. Die Mitarbeiter arbeiten echte Fälle durch, bevor umgeschaltet wird.
Umstellung
Letzter Abgleich, Datensicherung, Umschalten. Bedienung per Tastatur wie gewohnt, Schulung direkt am Arbeitsplatz.
Betreuung
Updates als geprüfte Pakete, Erweiterungen nach Bedarf, Fernwartung. Ihre Daten bleiben auf Ihrem Server.
Betrieb
Läuft auf Ihrem Server, nicht in fremder Cloud.
- Bedienung im Browser, keine Installation an den Arbeitsplätzen
- Eigener Server im Betrieb oder gemieteter Server in Deutschland
- Zeitgesteuerte Datensicherung auf mehrere Ziele, Wiederherstellung geprüft
- Programmupdates als Paket, vorher gesichert
- Schnittstellen zu Shop, Mail und Versand zentral ein- und ausschaltbar
- Tablets im Lager im Kiosk-Betrieb, eigenes WLAN ohne Internet möglich
Häufige Fragen
Was vor einer Umstellung geklärt gehört.
Ist das eine fertige Software oder eine Neuentwicklung?
Beides. Die Basis ist die im Großhandel bewährte PB-IT-Warenwirtschaft. Sie wird an Ihre Abläufe, Formulare und Schnittstellen angepasst. Das ist deutlich schneller und günstiger als eine Neuentwicklung von null.
Unser altes Programm kann niemand mehr warten. Geht das trotzdem?
In der Regel ja. Entscheidend ist, dass die Daten lesbar sind. Auch Systeme ohne Hersteller oder ohne Exportfunktion lassen sich meist auslesen. Das wird in der Bestandsaufnahme geprüft.
Wie lange dauert eine Umstellung?
Das hängt von Datenmenge, Sonderfällen und Schnittstellen ab. Sie erhalten nach der Bestandsaufnahme einen Zeitplan mit Paralleltest, bevor etwas umgestellt wird.
Müssen sich die Mitarbeiter umgewöhnen?
So wenig wie möglich. Gewohnte Tastenwege und Kurzbefehle können übernommen werden, zusätzlich geht alles mit der Maus. Zu jeder Maske und jedem Feld gibt es eine Hilfe.
Was kostet das?
Das hängt vom Umfang ab. Nach der Bestandsaufnahme bekommen Sie ein schriftliches Angebot mit Festpreis für die vereinbarten Punkte.
Wem gehören die Daten?
Ihnen. Die Datenbank liegt auf Ihrem Server in einem offenen Standardformat und lässt sich jederzeit exportieren.
Warenwirtschaft für Ihren Betrieb besprechen.
Erstgespräch kostenlos. Erzählen Sie, womit Sie heute arbeiten und wo es hakt. Sie bekommen eine ehrliche Einschätzung, ob sich eine Umstellung lohnt.